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Une méthode pragmatique pour des achats publics performants.

Depuis plusieurs années le secteur public a pris conscience des enjeux de la qualité des achats au sein de ses structures. La conjoncture financière actuelle ne fait que renforcer cet état de fait. A cela s’ajoute la prise en compte croissante de différents paramètres comme les notions de développement durable ou d’achats équitables.

Les textes réglementaires ont évolué vers une recherche de l’efficacité et l’on s’est mis à former un grand nombre de personnels à l’Achat Public. Mais quel bénéfice en a-t-on retiré ? Proportionnel aux investissements ? Certainement pas ! Car à quoi bon former sans réformer ?

Michel Madar, directeur du pôle Achats Public Crop and co a analysé ce phénomène et mis au point la méthode A.S.A.P.P ® : Actions Socles pour des Achats Publics Performants, afin de répondre à ces nouvelles problématiques achats.

La méthode A.S.A.P.P ® est constituée de 6 actions socles à mettre en œuvre :

1 - Adopter une politique rigoureuse de prévision des achats
2 - Mettre en place un travail en équipe pluridisciplinaire
3 - Instaurer une démarche contractuelle sur chaque achat
4 - Acheter systématiquement au mieux disant
5 - Pratiquer une veille technique et commerciale
6 - Evaluer régulièrement les achats et les marchés

A ces actions sont associées une trentaine de procédures et de documents outils personnalisables à mettre en œuvre (procédure de planification, fiche d’intention d’achat, modèle de rapport d’analyse des offres, calcul de rétro planning, plan annuel des achats, …)
Cette méthode a fait l’objet d’un ouvrage. Elle est prolongée par une plate forme de missions d’accompagnement.

Les missions Crop and Co

Objectif de la plate forme A.S.A.P.P ®

La plate forme ASAPP ® est constituée de missions d’accompagnement qui permettent à des consultants de terrains expérimentés de mettre en œuvre les actions qualité préconisées dans la méthode. Ces actions qualité ont pour objectif d’installer de façon pérenne un cadre opérationnel des achats publics performants (organisation, procédures, outils).

La mise en œuvre d’A.S.A.P.P ® peut être soutenue efficacement par des séminaires, des formations, des ateliers de professionnalisation et des missions d’accompagnement et des contrats d’assistance.

> Téléchargez la présentation des missions des conseils et formations ASAPP produites par Crop and co

Un témoignage ASAPP

Témoignage de Christine Soligot Lempereur ; directeur adjoint des hôpitaux de Neufchâteau et Vittel - directeur des services économiques.

Après la lecture de l'ouvrage, j'ai ressenti une différence de fond par rapport à la littérature existante sur les achats. Il s'agit d'un ouvrage qui n'a aucune commune mesure avec les manuels existants sur le marché. Par exemple, dans la partie relative à la démarche contractuelle, les éléments réglementaires qui y sont évoqués sont présentés comme un moyen et non une fin. Cela provoque une modification quasi instantanée de l'état d'esprit de l'équipe Achat. En effet, elle n'a plus peur du Code des Marchés Publics, elle l'apprivoise et en fait un socle de travail et non une contrainte. Un exploit ! De plus, la présence d'outils et de supports rassure. Parallèlement, les documents fournis et à adapter - éventuellement - en fonction de l'institution et des besoins ont comme conséquence d'objectiver un schéma de pensée et un déroulé logique sur l'achat qui sera ensuite systématique pour chaque membre des équipes. Il s'agit d'un gains de temps et de qualité indéniable.

Les principaux points que je retiendrai de la méthode ASAPP sont les suivants : c'est une méthode qui permet tout d'abord une prise de conscience de l'importance des achats réalisés par la structure ; Elle fournit ensuite une pédagogie adaptée aux prescripteurs et aux acheteurs (et non uniquement à des juristes marchés publics) ; Elle présente une gradation dans l'application de la méthodologie ; Sa présentation permet de s'approprier facilement les outils ; La systématisation de ses outils et procédures permet enfin d'atteindre la performance des achats.

J'ai pu dresser ma propre hiérarchie des 6 actions préconisées. Elle est la suivante :

• Adopter une politique rigoureuse de prévision et planification des achats
• Mettre en place un travail en équipe pluridisciplinaire
• Instaurer une démarche contractuelle sur les achats
• Acheter systématiquement au mieux disant
• Evaluer régulièrement les achats et les marchés
• Pratiquer une veille technique et commerciale

Bien évidemment, cette hiérarchie peut varier en fonction de la maturité de la fonction Achat au sein de chaque Personne Publique.

Les outils qui ont plus séduit mes équipes sont la Fiche d'intention d'achat, la Fiche de spécification technique du besoin et la Fiche de démarche contractuelle. Elles ont pris place très naturellement dans notre processus Achat.

Les formations associées à A.S.A.P.P ont eu, au delà des apports méthodologiques et techniques apportés par les outils et procédures, différents effets :

L'apport premier a été la prise de conscience que le service achat est la victime d'un système qu'il a lui même entretenu. En effet, au sein des Etablissements Hospitaliers, la fonction Achat est souvent dévalorisée, on entend beaucoup de commentaires du genre : « il n'y a qu'à passer la commande … », « pas besoin de passer un marché, on sait ce qu'on veut … », « c'est l'économat ( !) qui bloque … ».

Mais a-t-on pris le temps d'expliquer aux prescripteurs à quoi sert un service achat, quel est son rôle ? Et surtout que des produits et services correctement achetés, facilitent la vie des consommateurs finaux que sont ces mêmes prescripteurs ... Le premier apport d'ASAPP est donc l'explication argumentée du rôle de la fonction Achat et de la diminution des risques.

La communication sur les éléments ci-avant évoqués est d'autant plus simple qu'ils sont, pour la plupart d'entre eux en attente d'une telle information, qu'ils sont prêts à travailler avec le service achat et à jouer le jeu. Ce qui sous-tend le deuxième apport original de la méthode ASAPP : travailler ensemble. Outre le fait que cela permet de bien acheter, la méthode appliquée crée des liens entre des personnels qui n'ont pas forcément l'occasion de se côtoyer et une synergie intéressante pour l'institution.

En conclusion, je pourrai avancer que les apports immédiats de la mise en oeuvre d'A.S.A.P.P sont les suivants :

• Tout d'abord, ASAPP apporte une cohésion au sein du service achat et une évolution positive du travail, dans ses relations et ses outils, entre les acheteurs et les utilisateurs et consommateurs finaux.
• Ensuite, ASAPP est une méthode qui permet aux utilisateurs et consommateurs finaux de se situer et de prendre leur véritable place. A titre d'exemple, décrire la fonctionnalité du produit et non pas le produit lui-même est une pratique beaucoup plus simple (et cela évite d'orienter le besoin vers un fournisseur pré déterminé).
• Enfin, un apport surprenant : la suppression du sentiment de solitude ! Ce état de fait peut sembler sans intérêt, puisqu'il ne résout a priori rien. Toutefois, cela permet aux équipes acheteuses de ne pas se dévaloriser et même de se motiver pour évoluer et s'approprier les outils proposés.