5 erreurs fatales qui sabotent votre organisation achats (et comment les corriger avant qu’il ne soit trop tard)

Dans un contexte économique incertain, où chaque euro compte, l’organisation achats joue un rôle de plus en plus stratégique au sein des entreprises et des organisations publiques. Longtemps perçue comme une fonction support, elle est aujourd’hui au cœur des enjeux de performance, de conformité et de résilience.

Entre l’exigence de réduction des coûts, la pression réglementaire croissante (surtout dans les secteurs publics ou réglementés) et la nécessité de sécuriser les approvisionnements, les directions achats doivent composer avec un environnement complexe, mouvant… et exigeant. Pourtant, beaucoup d’entreprises continuent à fonctionner avec des pratiques vieillissantes, une coordination approximative ou des outils inadaptés.

Résultat : des décisions prises dans l’urgence, un manque de visibilité sur les dépenses réelles, des doublons, des erreurs… voire des non-conformités lourdes de conséquences.

Cet article passe en revue les 5 erreurs les plus fréquentes dans l’organisation achats. L’objectif : vous aider à les identifier, à comprendre pourquoi elles freinent votre efficacité, et surtout à découvrir comment les éviter durablement.

Que vous soyez responsable achats, dirigeant, ou acteur impliqué dans le processus, ce guide vous aidera à poser les bonnes bases pour une organisation achats performante, durable… et alignée avec vos enjeux.

1- Ne pas formaliser les rôles et responsabilités

L’un des écueils les plus courants dans l’organisation achats est l’absence de clarté sur les rôles et responsabilités. Dans de nombreuses structures, les frontières entre les prescripteurs, les acheteurs et les décideurs sont floues, voire inexistantes. Chacun agit selon sa propre interprétation du processus, ce qui génère des dysfonctionnements et des décisions d’achat incohérentes.

Cette confusion engendre souvent des achats non pilotés, réalisés en dehors du circuit formel, sans validation ni négociation. Résultat : les fournisseurs sont choisis par habitude ou affinité, les conditions d’achat sont peu optimisées, et les engagements pris n’intègrent pas toujours les contraintes contractuelles ou budgétaires globales de l’organisation.

À terme, cette désorganisation peut nuire à la performance globale de la fonction achats. Elle empêche toute stratégie d’alignement entre les besoins opérationnels et les objectifs financiers, et fragilise la conformité des pratiques, notamment dans les environnements publics ou réglementés.

Des rôles clairs pour plus de performance achats

Pour sécuriser et professionnaliser votre organisation achats, la première étape consiste à poser un cadre clair. Il est essentiel de formaliser les rôles de chacun à chaque étape du processus : qui exprime le besoin, qui pilote la consultation, qui décide, qui valide, et qui suit l’exécution du contrat.

Cela passe par la mise en place d’une gouvernance achats bien définie, adaptée à la taille et à la structure de votre organisation. Un schéma de fonctionnement clair permet d’éviter les zones grises, de responsabiliser les parties prenantes, et de fluidifier les échanges entre services.

Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• Définir une matrice RACI (Responsable, Acteur, Consulté, Informé) pour chaque étape clé du processus achat
• Identifier et documenter les circuits de validation internes
• Nommer des référents achats par service ou par catégorie d’achat
• Sensibiliser les prescripteurs au rôle stratégique des achats dans l’organisation
• Intégrer les obligations de conformité dans chaque fiche de poste concernée

En instaurant une gouvernance claire et partagée, vous donnez de la lisibilité à vos équipes… et vous posez la première brique d’une organisation achats plus fluide, plus performante et plus stratégique.

2- Travailler sans données fiables

Dans bien des organisations, les décisions d’achat sont encore prises à l’instinct, à partir de tableaux Excel isolés, de fichiers incomplets ou de mémoires individuelles. En l’absence de données centralisées, structurées et à jour, l’organisation achats fonctionne littéralement à l’aveugle. Cela conduit à des choix peu rationnels, basés sur l’urgence ou l’habitude, et non sur une vision

 objective des besoins.

Ce manque de visibilité empêche toute anticipation efficace. Les besoins sont souvent mal exprimés, mal planifiés, et les achats deviennent réactifs plutôt que stratégiques. En cas de crise ou de tension fournisseur, cette désorganisation se traduit par des retards, des ruptures, ou des surcoûts.

Pire encore : l’impossibilité de croiser les données empêche de repérer les dérives ou de prioriser les actions. Comment identifier les postes de dépenses à optimiser si aucune donnée consolidée ne permet de les comparer ? Sans indicateurs clairs, l’acheteur devient exécutant, et la fonction achats perd son rôle de pilotage.

Centraliser et étudier la data comme clé de la croissance

La première étape pour sécuriser votre organisation achats, c’est la centralisation de vos données. Tous les éléments clés demandés, consultations, commandes, contrats, livraisons, factures doivent être regroupés dans un seul environnement de travail, partagé et sécurisé. Cela permet non seulement de fiabiliser l’information, mais aussi de générer des analyses cohérentes et utiles à la prise de décision.

Pour y parvenir, il est fortement recommandé de s’appuyer sur un outil ou une plateforme adaptée à la taille et à la complexité de votre organisation. Celle-ci doit vous permettre d’extraire des données claires, de suivre l’historique des achats, de comparer les fournisseurs et de surveiller les écarts entre budgets et dépenses réelles.

Un tableau de bord synthétique est un atout essentiel. Voici quelques éléments clés à y intégrer :

• Le suivi des engagements par catégorie d’achat ou famille métier
• Les indicateurs de conformité fournisseurs (contrats, documents à jour)
• Les délais moyens d’approvisionnement
• Les écarts entre prévisions et dépenses réelles
• Les alertes en cas de dépassement de seuil ou de date de renouvellement

En mettant en place un suivi structuré et partagé, vous transformez la fonction achats en véritable centre de pilotage. Vous gagnez en agilité, vous anticipez les risques, et vous renforcez la contribution stratégique de votre organisation achats.

3- Multiplier les outils ou rester bloqué sur Excel

Une erreur fréquente dans la structuration d’une organisation achats, c’est de s’en remettre à une accumulation d’outils disparates… ou, à l’inverse, de tout centraliser dans un tableur Excel devenu au fil du temps un véritable millefeuille.

D’un côté, les outils spécialisés pullulent : plateforme de sourcing, logiciel de gestion des contrats, tableur de suivi budgétaire, boîte mail pour les consultations, dossiers partagés pour les

validations… Résultat : des silos d’information, des doublons, des risques d’erreur à chaque ressaisie. De l’autre, Excel est encore vu comme la solution par défaut, même pour piloter des achats complexes, alors qu’il atteint rapidement ses limites dès que les volumes augmentent.

Dans les deux cas, les effets sont les mêmes : des pertes d’informations critiques, une perte de temps dans les consolidations, une absence de vision globale sur les achats et une fonction achats qui devient un centre de saisie au lieu d’un levier de pilotage.

Digitaliser ses achats, avec un bon outil pensé pour (et dire bye-bye à Excel)

Le bon réflexe n’est pas de chercher l’outil “miracle”, mais de revenir aux besoins réels de votre organisation. Quel niveau de maturité achat avez-vous atteint ? Quels sont vos flux critiques ? 

Où se situent vos points de friction ? C’est à partir de cette analyse que vous pourrez sélectionner une solution adaptée, ni surdimensionnée ni insuffisante.

Il est essentiel de s’équiper d’un outil qui permette de centraliser les processus, sans complexifier le quotidien des équipes. Cela peut passer par un logiciel achats tout-en-un, un système d’information achat modulaire, ou une plateforme achats SaaS dédiée. L’important est qu’il soit simple à utiliser, accessible, et capable d’évoluer avec vous.

Le changement de posture est tout aussi important que l’outil lui-même. Il s’agit de passer d’une logique de traitement des tâches à une logique de pilotage. En investissant dans une solution bien calibrée, vous facilitez le travail des opérationnels, vous fiabilisez les données, et vous gagnez un temps précieux pour la stratégie. Une organisation achats performante repose sur des outils solides… mais surtout sur leur bon usage.

4- Oublier la stratégie au profit de l’opérationnel

Dans de nombreuses structures, la fonction achats est submergée par l’opérationnel. Sollicitations de dernière minute, demandes urgentes, relances fournisseurs, validations à répétition…

 L’acheteur devient un pompier permanent. Il éteint les feux au lieu de piloter la performance. Ce fonctionnement en mode réactif empêche toute prise de hauteur.

Ce déséquilibre fait perdre de vue les enjeux globaux. Il n’y a plus de vision consolidée des dépenses, plus de priorisation, plus de capacité à anticiper. La stratégie achats disparaît au profit du court-termisme, et l’organisation achats ne joue plus son rôle de création de valeur.

Pire encore : cette logique empêche de construire un alignement avec la direction générale ou les autres services. L’absence de stratégie partagée conduit à une perte d’impact et à un isolement progressif de la fonction achats dans l’entreprise.

Arrêter d’avoir le nez dans le guidon pour vraiment piloter ses achats

Pour repositionner la fonction achats comme un levier stratégique, il est indispensable de reprendre la main sur la planification. Cela commence par une planification annuelle des achats, structurée autour des projets, des budgets et des objectifs de l’entreprise.

Voici un tableau comparatif simple pour clarifier la différence de posture :

Mettre en place des indicateurs de performance achats est une autre clé. Ils permettent de mesurer l’impact réel des actions engagées (taux de couverture contractuelle, économies générées, délais moyens, satisfaction interne…), et de piloter les projets à moyen terme.

En structurant votre organisation achats autour d’une logique de projets stratégiques, vous ne répondez plus seulement à des besoins… Vous contribuez directement à la performance globale de votre organisation.

5- Négliger la collaboration interne

Une organisation achats performante ne peut pas fonctionner en vase clos. Si les acheteurs sont isolés du reste de l’entreprise, les décisions sont souvent mal comprises, mal appliquées… ou purement et simplement contournées. Ce manque de coordination nuit à l’efficacité globale et dégrade la confiance.

Dans de nombreuses structures, le dialogue entre les achats, les équipes techniques, la finance ou encore les opérationnels de terrain est minimal, voire inexistant. Résultat : incompréhensions, objectifs contradictoires, allers-retours inutiles, et au final des retards ou des blocages dans l’exécution des achats.

Ce cloisonnement crée également de la frustration chez les prescripteurs, qui ont le sentiment que les achats freinent leurs projets au lieu de les accompagner. Cela alimente une vision négative de la fonction, perçue comme rigide, lente ou bureaucratique alors qu’elle pourrait être un vrai soutien stratégique.

Mieux communiquer pour intégrer les achats dans l’organisation

La première étape est de remettre de la transversalité dans l’organisation. Mettre en place des comités achats interservices permet de décloisonner les échanges, de partager les priorités, et de prendre en compte les contraintes de chaque métier. Ces comités favorisent l’adhésion, fluidifient les circuits de validation, et renforcent l’engagement des équipes.

Autre levier essentiel : la communication interne. Il ne suffit pas d’être performant, il faut aussi savoir l’expliquer. Partager régulièrement des informations sur les résultats obtenus, les économies générées, les projets en cours ou les bonnes pratiques contribue à valoriser la fonction achats et à créer une culture commune.

Voici quelques actions simples à intégrer dans votre quotidien :

• Réunions achats régulières avec les métiers clés
• News interne ou tableau de bord achat partagé
• Intégration des acheteurs dans les projets en amont
• Documentation claire des processus et contacts
• Formation croisée pour mieux comprendre les enjeux de chacun

Une organisation achats bien intégrée est une organisation qui anticipe mieux, qui gagne du temps, et qui suscite plus d’adhésion. La collaboration n’est pas un luxe, c’est un accélérateur de performance.

Une organisation achats efficace ne s’improvise pas. Derrière chaque réussite durable se cache une structure claire, des données fiables, des outils bien choisis, une vraie stratégie et une collaboration interne solide.

À travers ces 5 erreurs fréquentes : manque de clarté sur les rôles, absence de données consolidées, outils inadaptés, pilotage à court terme, cloisonnement interne, on comprend vite que les problèmes viennent moins de la technicité que de l’organisation globale.

La bonne nouvelle, c’est que toutes ces erreurs peuvent être corrigées. Auditer son fonctionnement, cartographier ses pratiques, identifier les points de friction : c’est le premier pas pour améliorer son organisation achats et en faire un véritable levier de performance.

Si vous souhaitez structurer vos achats de manière durable, il existe aujourd’hui des outils adaptés à tous les niveaux de maturité. Plateformes centralisées, tableaux de bord intelligents, accompagnement à la structuration : tout est une question de timing… et de volonté.

Et si vous faisiez le point sur votre propre organisation ?
Il n’est jamais trop tôt pour mieux acheter.

Besoin d’un diagnostic de votre organisation achats ? Contactez nos experts pour un audit structurant.

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FAQ – Bien structurer son organisation achats

Qu’est-ce qu’une organisation d’achat ?

L’organisation d’achat désigne la manière dont une entreprise structure sa fonction achats : les rôles, les processus, les outils et les règles de pilotage mis en place pour gérer les achats de façon efficace. Une bonne organisation achats permet de centraliser les besoins, optimiser les dépenses, sécuriser les relations fournisseurs et répondre aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

Quels sont les trois types d’achats ?

On distingue généralement trois types d’achats :

• Les achats directs : liés à la production ou au cœur d’activité (matières premières, composants).
• Les achats indirects : nécessaires au fonctionnement de l’organisation (fournitures, services, équipements).
• Les achats d’investissements : immobilisations, technologies ou infrastructures à long terme.
  Une organisation achats efficace doit adapter ses processus à chacun de ces types.

Quelles sont les 5 étapes du processus d’achat ?

Les 5 grandes étapes sont :

1. L’expression du besoin
2. La recherche et sélection des fournisseurs
3. La consultation et négociation
4. La contractualisation
5. Le suivi de l’exécution et l’évaluation

Formaliser ces étapes permet de fiabiliser son organisation achats et d’optimiser les résultats.

Quelle est la structure organisationnelle des achats ?

Elle varie selon la taille et la maturité de l’entreprise. On retrouve souvent :

• Un service achats centralisé
• Des référents métiers ou régionaux
• Un responsable ou directeur des achats

Une organisation achats bien structurée clarifie les rôles (prescripteur, acheteur, décideur) et fluidifie les circuits de validation.

Comment classer les achats ?

Les achats peuvent être classés :

• Par catégorie (IT, marketing, logistique, etc.)
• Par type (direct, indirect, CAPEX)
• Par niveau de risque ou de criticité

Un bon classement permet une meilleure priorisation, une analyse plus fine des dépenses et une stratégie achat ciblée.

Quelles sont les 7 étapes d’un processus d’achat efficace ?

Un processus d’achat structuré comporte idéalement ces 7 étapes :

1. Identification du besoin
2. Spécifications
3. Recherche de fournisseurs
4. Appel d’offres ou consultation
5. Négociation
6. Contractualisation
7. Suivi et évaluation

Les respecter garantit une organisation achats cohérente, traçable et performante.