GHT de l’Aube | Une réorganisation nécessaire de la fonction achat

Accompagnement - Crop and co

Interview de Pauline Flori,
Directrice achats et logistique,
GHT de l’Aube et du Sézannais

1. En quelques mots pouvez-vous me présenter votre organisation et son activité ?

Le GHT de l’Aube et du Sézannais regroupe 5 hôpitaux publics et un EHPAD. Ce GHT a une particularité : une direction commune avait préfiguré le GHT dès 2015. Nous nous sommes rapidement inscrit dans la réforme et dans la création d’une Fonction Achat transversale L’établissement support est le Centre Hospitalier de Troyes.

 

2. Pouvez-vous également me décrire votre organisation achats : nombre d’acheteurs, principales familles d’achats, spécificités… ?

Le montant des dépenses de titre 2 et de titre 3 s’élève à environ 82 millions d’euros. Notre organisation achats compte 5 filières d’achats et une vingtaine d’acheteurs répartis sur chacune de ces filières. Les 5 filières sont : Produits de santé, TIC, Technique (travaux, maintenance, sécurité), Biomédical médicale, et achats généraux. Nos acheteurs sont déployés dans les différents établissements du GHT afin de pouvoir remonter les besoins et tenir compte des spécificités de chaque établissement.

Chaque acheteur est responsable d’une ou plusieurs « familles d’achats » sur le périmètre du GHT. Par exemple, pour la famille d’achats « déchets », un seul acheteur gère les achats de cette famille pour tous les établissements du GHT.

 

3. Quel est votre parcours au sein de l’organisation ? Ou bien avant votre arrivée ? 

Arrivée il y a 8 ans dans l’Aube, j’ai d’abord été directrice adjointe en charge de la qualité et des affaires générales. Avant la mise en place du GHT, nous avions déjà une équipe de direction commune et j’ai pris la tête de la direction des Achats et de la Logistique (direction fonctionnelle transversale) dès 2015. Depuis 2016 et la création du GHT, je suis directrice des achats et de la logistique du GHT.

 

4. Quelle est votre vision des achats aujourd’hui ? Et les besoins à venir qui en découlent pour votre organisation selon vous ?

Nous cherchons toujours à améliorer le service rendu aux patients et au personnel. La question qui se pose est comment nos services achats peuvent-ils définir un rapport qualité / prix dans le respect de la réglementation des marchés publics ? Le développement des marchés mutualisés nous oblige à une sécurisation des procédures car nous sommes très observés par les sociétés qui répondent. Aujourd’hui, après la notification d’un marché, il n’est pas rare de devoir faire face à des pré-contentieux.

Nous avons besoin également d’une démarche de professionnalisation des acteurs de l’achat hospitalier. Cela devient indispensable.

 

5. Quels sont vos challenges pour 2019 ?

Nous venons de recruter un acheteur qui vient du secteur privé. Les enjeux sont, d’une part, que les équipes d’acheteurs arrivent à travailler ensemble, et d’autre part, qu’il y ait une synergie entre pratiques institutionnelles et procédure achats.

Le second challenge de 2019 est de continuer notre mission de déploiement de notre plan d’action achat territorial alliant satisfaction des clients et performance économique.

 

6.  Comment avez-vous connu Crop and co ?

Le CHU de Brest avait consulté Crop and co pour la réorganisation de sa fonction achats et était très satisfait du résultat. C’est tout naturellement sur recommandation que je les ai consulté.

 

7.  Que réalise Crop and co pour votre organisation ? Comment vous aident-ils ?

Crop and co a réalisé deux missions pour le GHT en 2018. La première c’est la réorganisation de la fonction achats. Avant cet accompagnement, nous n’avions pas de filières, il existait juste une cellule juridique transversale. La seconde mission a été de réaliser un travail sur la performance économique. Nous avons dégagé de nombreuses pistes. Crop and co nous a aidé à construire notre plan d’action théorique, et nous commençons à mettre en œuvre son déploiement.

 

8.  Pourquoi avoir choisi l’application OKAVEO ?

Utilisant exclusivement des tableaux Excel et ne disposant pas de moyens adaptés pour partager les informations, nous manquons de plateformes d’échanges et d’outils de reporting. Nous avons besoin de ce type de solutions pour passer à un management digital des achats. Les outils sur le marché ne sont pas nombreux. OKAVEO est l’outil que notre formateur a utilisé pendant notre formation, ce qui nous a permis de voir le potentiel de cette application.

 

9.  Avez-vous quelques mots pour les caractériser, ou bien exprimer la prestation réalisée par Crop and co pour vous ?

L’équipe de Crop and co est attentive, dynamique, à l’écoute et vraiment disponible, ce qui permet des relations fluides. Elle a été efficace sur la réorganisation de la fonction achat. Les qualités de communication du consultant ont permis le déplacement de l’intégralité de l’équipe d’acheteurs pour les différentes journées de formation. Il a su fédérer et unifier cette équipe achats autour de cette formation, ce qui facilite aujourd’hui les échanges, et a offert une véritable accélération de prise de conscience sur l’importance d’une organisation achats transversale.

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