GROUPAMA | Okaveo, l’application ergonomique et efficace pour optimiser le pilotage et le suivi des achats

Crop and co - Inspirations

Interview d’Aurélie Deleau,
Directrice Achats et son équipe,
GROUPAMA Rhône-Alpes Auvergne

1. En quelques mots pouvez-vous me présenter votre entreprise et son activité ?

GROUPAMA Rhône-Alpes Auvergne (GRAA) est une entreprise d’assurance mutualiste, présente sur douze départements.

Son chiffre d’affaires en 2016 représente plus d’un milliard d’euros.

C’est une Caisse Régionale qui fait partie du groupe Groupama, leader sur les marchés de l’assurance des agriculteurs, de la santé individuelle et premier assureur des collectivités locales. Groupama est aussi le deuxième assureur habitation, le troisième assureur prévoyance et le quatrième assureur auto sur le marché français.

 

2. Pouvez-vous également me décrire votre organisation achats : nombre d’acheteurs, principales familles d’achats, spécificités… ?

Nous avons créé un département achats depuis le 1er janvier 2017. Nous avons un périmètre achats de 40 millions d’euros sur des familles de frais généraux :

  • flotte automobile
  • affranchissement
  • travaux, maintenance, entretien des locaux
  • mobilier
  • informatique
  • communication

Nous sommes trois à travailler dans la structure : une acheteuse, une assistante achats et moi-même. Et nous sommes en recrutement pour un deuxième poste d’acheteur.

Notre spécificité est que nous travaillons en lien avec les achats communautaires et nos collègues des autres caisses régionales afin de mutualiser les achats lorsque cela est possible, comme par exemple les achats d’énergie.

 

3. Quel est votre parcours au sein de l’organisation ? Ou bien avant votre arrivée ? 

J’ai un parcours atypique : d’abord consultante en système d’information et organisation au sein d’Accenture en 2008, j’ai rejoint le groupe Groupama en tant que chargé de projets informatiques, avant de devenir directrice des achats et de la logistique.

 

4. Quelle est votre vision des achats aujourd’hui ? Et les besoins à venir qui en découlent pour votre organisation selon vous ?

Nous sommes en pleine structuration de la fonction achats. Nous avons défini une politique achats, développé des process, mis en place un pilotage des dossiers et des fournisseurs, et nous communiquons en interne. Nous avons maintenant besoin de retour d’expérience afin d’avancer dans notre maturité.

Concernant les besoins à venir, nous avons plus de dossiers à traiter d’où la nécessité de recruter un nouvel acheteur.

 

5. Quels sont vos challenges pour 2017 ?

Il est indispensable pour nous de rendre visible la fonction achats en interne et de démontrer toute la valeur ajoutée de notre métier. Les achats se sont de la technique et beaucoup de compétences humaines et relationnelles.

Et je sais que mon équipe saura relever le défi.

 

6.  Comment avez-vous connu Crop and co ?

Nous étions en pleine réflexion sur l’organisation des achats au sein de l’entreprise lorsqu’un ami m’a parlé de Crop and co, c’est par pur hasard et donc grâce au bouche à oreille que j’ai connu Crop and co.

 

7.  Que réalise Crop and co pour votre organisation ? Comment vous aident-ils ?

Crop and co nous a accompagné sur la mise en œuvre d’une fonction achats performante au sein de notre entreprise : depuis la phase de diagnostic jusqu’à la formation en passant par la mise en place d’un outil de pilotage des achats Okaveo.

 

8.  Avez-vous quelques mots pour les caractériser, ou bien exprimer la prestation réalisée par Crop and co pour vous ?

Crop and co fait preuve d’écoute, de beaucoup de professionnalisme, d’agilité ainsi que de souplesse.

 

9. Quel était votre dispositif de pilotage achats avant Okaveo ?

Nous n’avions pas de SI spécifique, ni de gestion centralisée, nous n’utilisions qu’Excel.

 

10. Pourquoi avoir choisi l’application Okaveo ?

Nous avons choisi Okaveo pour ses points forts : sa simplicité, son ergonomie et son coût bien sûr, vous parlez à des acheteurs !

 

11. Depuis combien de temps utilisez-vous l’application et qu’a-t-elle apporté à votre organisation ?

Nous utilisons OKAVEO depuis mars 2017, avec comme étapes :

  • La cartographie des données comptables
  • La saisie diverses (fournisseurs, contrat, clients internes, etc…)
  • La saisie des dossiers achats avec le suivi des gains

Nous faisons évoluer l’outil en même temps que nous structurons le service. L’application a apporté une meilleure réactivité dans la prise en compte des besoins d’évolution.

 

12. Pour votre activité spécifiquement, quelles évolutions souhaiteriez-vous pour l’application Okaveo ?

Certaines évolutions seraient utiles comme :

  • Des évolutions sur le Pilotage (Planification des charges sur les dossiers, suivi des gains/acheteur, …)
  • La gestion des Fournisseurs (automatiser sur des recherches pour le calcul de la dépendance…)
  • La gestion des contrats

Globalement, l’assistante achats est en lien permanent avec l’équipe Okaveo pour faire remonter des besoins et faire évoluer l’outil. C’est également l’objectif de notre participation au Klub Okaveo. L’adaptabilité et la réactivité face à nos demandes de la part de l’équipe de Crop and co et Okaveo sont très appréciés.

 

13. Souhaitez-vous ajouter quelque chose sur Crop and co ? Okaveo ?

C’est une équipe dynamique et à l’écoute et qui sait s’adapter à nos demandes et c’est très agréable.

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